Teamsの会議依頼を他のユーザーに転送したいけど、手動で毎回やるのは面倒だと感じたことはありませんか? Power Automate クラウドフローを使えば、会議依頼の転送を自動化することが可能です。

転送に関しては、会議の主催者でなくても転送できるため、秘書や管理者の方が上司の会議を代理で転送する場合などにも便利です。今回は、クラウドフローで会議依頼を転送する方法について、実際の手順を交えながら解説していきます。

転送対象の会議を特定する

まずは、転送したい会議のイベント情報を取得する必要があります。今回はTeamsミーティングの会議依頼を例に進めていきます。

イベント情報の取得方法

イベント情報の取得方法はいくつかありますが、ここではOutlook Connectorの イベントの取得 (V4) アクションを利用します。

このアクションは指定した予定表から複数のイベントを取得できるため、フィルタークエリを活用して目的の会議だけを絞り込むことができます。

フィルタークエリの設定例:

subject eq 'MTG'

また上から順に取得の設定も1にしておきます。

この設定により、件名(subject)が「MTG」になっている会議を上から1つだけ取得するようにしています。

取得結果の確認

ここで一度、正しくイベントが取得できているかをチェックしてみましょう。フローを実行すると、想定通りのイベント情報が取得できていることが確認できるはずです。

イベントIDの抽出

続いて、取得したイベント情報からIDを抜き出す作業を行います。

作成アクションでIDを取得

データ操作コネクターの作成アクションを使って、取得したイベントのIDを設定していきます。

重要なポイント: ここで動的なコンテンツから直接選択すると、Apply to eachに囲まれてしまいます。そのため、動的なコンテンツをクリックするのではなく、直接式を記載する必要がある点に注意してください。

式の記載例:

first(body('イベントの取得_(V4)')?['value'])['id']

保存してテストを実行し、正しくIDが取得できていることを確認しましょう。IDが正しく取れたら、これで準備は完了です。

会議依頼の転送実装

転送するためのイベントIDが取得できたので、いよいよこのIDを利用して転送部分を実装していきます。

Graph APIの利用が必要な理由

実は、会議転送のための専用アクションはクラウドフローに現時点では用意されていません。そのため、Graph APIを直接利用する必要があります。

そこで、Outlook ConnectorのHTTP要求アクションを使っていきます。

HTTP要求の設定

URIの設定:

まずはURIを以下のように設定します。

https://graph.microsoft.com/v1.0/me/events/{イベントID}/forward

ここで{イベントID}の部分には、先ほど取得したID（作成アクションの結果）を動的なコンテンツから挿入してください。

メソッドの変更:

メソッドはGETからPOSTに変更します。

本文パラメーターの追加:

本文のパラメーターを指定する必要があるため、詳細パラメーターを追加していきましょう。

転送先の指定

イベントの転送には、以下のような本文を設定します。

json

{
  "ToRecipients": [
    {
      "EmailAddress": {
        "Address": "転送先のメールアドレス",
        "Name": "表示名"
      }
    }
  ],
  "Comment": "転送時のメッセージ"
}

パラメーターの説明:

• Address: 転送先ユーザーのメールアドレスを設定
• Name: 転送先の表示名を設定
• Comment: 転送時に添えるメッセージを指定できます

複数ユーザーへの転送

複数のユーザーに対して転送したい場合は、ToRecipients配列内に複数のオブジェクトを設定していく形になります。

json

{
  "ToRecipients": [
    {
      "EmailAddress": {
        "Address": "user1@example.com",
        "Name": "ユーザー1"
      }
    },
    {
      "EmailAddress": {
        "Address": "user2@example.com",
        "Name": "ユーザー2"
      }
    }
  ],
  "Comment": "会議依頼を転送します"
}

今回は外部のユーザーに転送する例で進めてみます。実際にすべてを設定すると以下のようになります。

動作確認

フローを実行すると、正しく転送先のユーザーが会議に追加されていることが確認できるはずです。

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いかがでしたでしょうか。Power Automate クラウドフローとGraph APIを組み合わせることで、会議依頼の転送を自動化できるようになりました。

特に、定期的に特定の会議を転送する必要がある場合や、複数のユーザーに一括で転送したい場合に便利な方法です。また、クラウドフローということはエージェントフローでも使える、つまり Copilot Studio のエージェントでも同様のことが可能なので、このあたりにも活用してみてください。